Jak podłączyć KSeF i wystawiać faktury

Jak zarządzać sprzedawcami

Sprzedawca to profil firmy wystawiającej faktury. Możesz mieć wielu sprzedawców (np. różne spółki lub NIP-y) — każdy ma własną numerację i konfigurację KSeF.

1. Na liście faktur kliknąć Sprzedawcy.
2. Aby dodać nowego sprzedawcę, kliknąć Dodaj sprzedawcę i uzupełnić:
   • Nazwę firmy
   • NIP (wymagany do wysyłki do KSeF)
   • Adres
   • Opcjonalnie e-mail oraz numer konta do przelewu (pojawi się na PDF faktury)
3. Przy pierwszym sprzedawcy system ustawia go jako domyślnego. Domyślny sprzedawca jest podpowiadany przy wystawianiu nowej faktury.
4. Przy innym aktywnym sprzedawcy możesz kliknąć Ustaw domyślnego, żeby zmienić domyślny profil.
5. Przy każdym sprzedawcy dostępne są akcje Edytuj, Numeracja i KSeF.
6. Nieaktywni sprzedawcy nie pojawiają się przy wystawianiu nowych faktur, ale historyczne dokumenty zachowują zapisane na nich dane.

Jak podłączyć KSeF

KSeF konfigurujesz osobno dla każdego sprzedawcy i jego NIP-u.

1. Na liście faktur kliknąć Sprzedawcy, a następnie KSeF przy wybranej firmie.
2. Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF jako firma, która wystawia faktury, i upewnić się, że masz uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu tego NIP-u.
3. W Aplikacji Podatnika wygenerować token (poświadczenie techniczne) dla integracji, wystawiony dla firmy, która będzie wysyłać faktury.

   Ważne - uprawnienia tokenu:

   Podczas tworzenia tokenu trzeba zaznaczyć odpowiednie uprawnienia. Token musi mieć przyznane co najmniej:

   • Wystawianie faktur - bez tego nie wyślesz faktury do KSeF.
   • Przeglądanie faktur - pozwala odczytać status i potwierdzenie (UPO) wysłanej faktury.

   Jeśli token zostanie wygenerowany bez tych uprawnień, wysyłka do KSeF zakończy się błędem - trzeba wtedy wygenerować nowy token z poprawnym zakresem.

4. Sprawdzić NIP sprzedawcy wyświetlony w konfiguracji. System nie pozwala użyć tokenu w kontekście innego NIP-u.
5. W polu Token KSeF wkleić wygenerowany token.
6. Kliknąć Zapisz konfigurację. Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej i nie jest pokazywany po zapisie.
7. Kliknąć Zweryfikuj konfigurację. Po weryfikacji status (np. Zweryfikowane) pojawi się nad formularzem.

Po zleceniu wysyłki e-mailem lub rozpoczęciu wysyłki do KSeF dokument jest traktowany jako zablokowany merytorycznie — zmian dokonuje się wtedy przez korektę.

Jak ustawić numerację

Każdy sprzedawca ma własne schematy i ciągi numeracji.

1. Na liście faktur kliknąć Sprzedawcy, a następnie Numeracja przy wybranej firmie.
2. W sekcji Dodaj numerację wpisać nazwę schematu, np. Faktury VAT.
3. Ustawić Format numeru, np. FV/%{number}/%{month}/%{year}. Format musi zawierać %{number} albo %{number_padded}.
4. Wybrać Reset: miesięczny (numeracja zaczyna od 1 w każdym miesiącu) albo roczny (od 1 w każdym roku).
5. Kliknąć Dodaj schemat. Schemat pojawi się na liście aktywnych i będzie dostępny przy wystawianiu faktury.

Rodzaje dokumentów: VAT, zaliczkowa, proforma

Na początku formularza wystawiania wybierasz Rodzaj dokumentu. Wybór wpływa na numerację, wygląd PDF oraz wysyłkę do KSeF.

• Faktura VAT - standardowa faktura sprzedażowa. Numer z formatu VAT, PDF „FAKTURA VAT”, można wysłać do KSeF.
• Zaliczkowa - dokumentuje przyjętą zaliczkę. Korzysta ze wspólnej numeracji VAT, PDF „FAKTURA ZALICZKOWA”, do KSeF trafia jako rodzaj ZAL.
• Proforma - dokument do zapłaty, nie jest fakturą VAT. Ma osobną numerację (PRO/...), PDF „FAKTURA PROFORMA” z odpowiednią adnotacją i nie jest wysyłana do KSeF. Po opłaceniu wystaw na jej podstawie zwykłą fakturę (np. przez „Wystaw podobną”).

Przycisk wystawiania dopasowuje nazwę do wyboru: Wystaw fakturę, Wystaw fakturę zaliczkową albo Wystaw fakturę proformę.

Jak wystawić fakturę

1. Na liście faktur kliknąć Wystaw nową fakturę.
2. W sekcji Rodzaj dokumentu wybrać typ: Faktura VAT, Zaliczkowa albo Proforma (szczegóły w sekcji wyżej).
3. W sekcji Dane dokumentu wybrać Sprzedawcę, jego Numerację oraz uzupełnić daty.
4. Ustawić Walutę (domyślnie PLN), Formę płatności (przelew, gotówka albo karta) oraz w razie potrzeby Status płatności (patrz sekcja niżej).
5. W sekcji Sprzedawca sprawdzić nazwę firmy, NIP, adres oraz opcjonalnie numer konta do przelewu podpowiedziany z profilu sprzedawcy. Możesz go poprawić na tej konkretnej fakturze bez zmiany ustawień sprzedawcy.
6. W sekcji Nabywca wyszukać Powiązanego klienta (patrz sekcja niżej) lub wpisać dane ręcznie. Po wpisaniu NIP możesz kliknąć Wczytaj dane firmy po NIP, żeby pobrać nazwę i adres z bazy MF.
7. W sekcji Pozycje faktury uzupełnić nazwę, ilość, jednostkę, cenę netto i stawkę VAT. Klikając Dodaj pozycję można dodać kolejne wiersze. Podsumowanie netto, VAT i brutto przelicza się na bieżąco.
8. Opcjonalnie dopisać Uwagi widoczne na fakturze.
9. Zakończyć na jeden z dwóch sposobów:
   • Zapisz szkic - faktura zostaje bez nadanego numeru i można ją jeszcze edytować.
   • Wystaw fakturę / Wystaw fakturę zaliczkową / Wystaw fakturę proformę - dokument dostaje numer i PDF. Można go poprawić do chwili zlecenia e-maila albo rozpoczęcia wysyłki do KSeF; potem zmiany wymagają korekty.

Szkic możesz później otworzyć i kliknąć Wystaw z poziomu widoku faktury. Aby wysłać fakturę do KSeF, NIP nabywcy jest wymagany. Jeśli uzupełnisz numer konta do przelewu, trafi on na PDF pod formą płatności (niezależnie od tego, czy płatność to przelew, gotówka czy karta).

Jak wczytać dane firmy po NIP

Zamiast przepisywać dane nabywcy, możesz je pobrać z bazy Ministerstwa Finansów (Wykaz podatników VAT, tzw. biała lista).

1. W sekcji Nabywca wpisać NIP nabywcy (10 cyfr).
2. Kliknąć Wczytaj dane firmy po NIP.
3. System uzupełni nazwę i adres nabywcy danymi z rejestru. W razie potrzeby możesz je jeszcze poprawić.

Działa dla podmiotów zarejestrowanych do VAT. Jeśli firmy nie ma w rejestrze, pojawi się komunikat „Nie znaleziono firmy o podanym NIP”.

Jak wybrać powiązanego klienta

Pole Powiązany klient to wyszukiwarka - wygodna przy dużej liczbie klientów.

1. Zacząć pisać w polu (min. 2 znaki) - po nazwie, telefonie lub e-mailu.
2. Wybrać klienta z listy podpowiedzi. Jego nazwa i e-mail uzupełnią się w danych nabywcy.
3. Jeśli klienta nie ma na liście, kliknąć Utwórz nowego klienta w podpowiedziach i wypełnić krótki formularz (system ostrzeże o ewentualnych duplikatach).

Jak oznaczyć status płatności

Status płatności ustawiasz ręcznie - niezależnie od statusu dokumentu i KSeF. Dostępne wartości: Wystawiona, Częściowo zapłacona, Zapłacona, Odrzucona.

1. Na formularzu możesz od razu wybrać Status płatności (sekcja Dane dokumentu).
2. Na widoku wystawionej faktury w kafelku Płatność wybrać status z listy i kliknąć Zapisz status. Działa również dla faktur już wystawionych i wysłanych do KSeF.
3. Status widać jako kolorową etykietę na liście faktur (kolumna Płatność) i można po nim filtrować.

Jak wystawić podobną fakturę

Szybkie kopiowanie przyspiesza wystawianie powtarzalnych faktur dla tego samego klienta.

1. Kliknąć Wystaw podobną - na liście faktur (przy danej fakturze) albo na jej widoku.
2. Otworzy się formularz nowej faktury z skopiowanymi danymi sprzedawcy, nabywcy i pozycjami (bez numeru, jako nowy dokument). Daty są ustawione na dziś.
3. Poprawić, co trzeba, ewentualnie zmienić rodzaj dokumentu i kliknąć Zapisz szkic albo wystawić od razu.

Nowy dokument zawsze dostaje świeży numer przy wystawieniu - numer nie jest kopiowany.

Jak edytować fakturę po wystawieniu

Wystawioną fakturę możesz poprawić, zanim wyślesz ją e-mailem lub do KSeF. Po tym momencie treść jest zablokowana i zmiany wprowadza się przez korektę.

1. Otworzyć wystawioną fakturę z listy (przycisk Pokaż).
2. Kliknąć Edytuj fakturę — przycisk jest widoczny, dopóki dokument nie został zablokowany.
3. Poprawić dane nabywcy, dane sprzedawcy (w tym numer konta), pozycje, uwagi, status płatności lub formę płatności.
4. Kliknąć Zapisz zmiany. System zaktualizuje dokument i wygeneruje nowy PDF.

Jak wysłać fakturę e-mailem

1. Otworzyć wystawioną fakturę z listy (przycisk Pokaż).
2. Upewnić się, że uzupełniony jest E-mail nabywcy (bez niego przycisk wysyłki się nie pojawi).
3. Kliknąć Wyślij e-mail i potwierdzić wysyłkę.
4. System wyśle wiadomość z załączonym PDF-em na adres nabywcy. PDF zawiera m.in. formę płatności i — jeśli uzupełniono — numer konta do przelewu. Można też kliknąć Pobierz PDF, żeby zapisać dokument lokalnie.

E-mailem można wysłać tylko fakturę wystawioną — szkicu nie da się wysłać. Po kliknięciu Wyślij e-mail treść faktury zostaje zablokowana do edycji.

Jak wysłać fakturę do KSeF

1. Najpierw skonfigurować i zweryfikować KSeF dla sprzedawcy wybranego na fakturze.
2. Sprawdzić, że faktura jest wystawiona, ma NIP nabywcy i poprawne dane sprzedawcy.
3. Otworzyć fakturę i kliknąć Wyślij do KSeF.
4. Faktura trafia do kolejki wysyłki - status KSeF zmienia się (np. na w kolejce, potem wysłana i docelowo przyjęta).
5. Status, numer referencyjny KSeF oraz ewentualne błędy są widoczne w sekcji KSeF na widoku faktury.

Jak wystawić korektę

Po zleceniu wysyłki e-mailem lub rozpoczęciu wysyłki do KSeF treść faktury jest zablokowana i zmiany wprowadza się przez fakturę korygującą.

1. Otworzyć wystawioną fakturę, którą chcesz skorygować.
2. Kliknąć Wystaw korektę.
3. Otworzy się formularz korekty wskazujący, do której faktury się odnosi - dane są wstępnie skopiowane z faktury źródłowej.
4. Poprawić pozycje, ilości, ceny lub stawki VAT zgodnie z faktyczną korektą.
5. Uzupełnić pole Powód korekty, opisując przyczynę.
6. Kliknąć Zapisz szkic albo od razu Wystaw korektę.
7. Po wystawieniu korektę można pobrać jako PDF, wysłać e-mailem oraz wysłać do KSeF, tak samo jak zwykłą fakturę.

Wszystkie korekty danej faktury widoczne są w sekcji Historia korekt na jej widoku. Korektę można wystawić do faktury VAT lub zaliczkowej - proformy się nie koryguje (po prostu wystaw właściwy dokument).