Instrukcja

Jak obsługiwać noclegi

Moduł noclegów pozwala zarządzać budynkami, pokojami, rezerwacjami, płatnościami i publicznym kalendarzem online. Poniżej znajdziesz krok po kroku najważniejsze czynności.

1. Jak dodać budynek noclegowy

Wejdź w panel Salango i otwórz Noclegi, a następnie Budynki noclegowe.
Kliknij Dodaj budynek.
Uzupełnij Nazwę budynku i opcjonalnie Opis, Adres oraz Informacje dodatkowe dla gościa.
Jeśli chcesz przyjmować rezerwacje online, w sekcji Rezerwacje publiczne zaznacz Włącz publiczny kalendarz.
Ustaw domyślne powiadomienia e-mail (do gościa i/lub do Ciebie) oraz opcjonalnie dodaj Dokument regulaminu. Te checkboxy w budynku ustawiają tylko domyślny stan przy nowej rezerwacji — przy każdej rezerwacji w panelu nadal możesz osobno zaznaczyć lub odznaczyć Wyślij email do gościa i Wyślij kopię do mnie.
Kliknij Dodaj budynek.

Publiczny kalendarz i widget

Po włączeniu publicznego kalendarza na liście budynków zobaczysz link do kalendarza, przycisk Kopiuj link oraz sekcję Kod widgetu na stronę. Wklej ten kod w HTML strony klienta — kalendarz pojawi się w iframe i sam dopasuje wysokość.

Pokoje online — sam włączony kalendarz budynku nie wystarczy. Co najmniej jeden pokój musi mieć zaznaczone Dostępny do rezerwacji online, inaczej gość nie złoży rezerwacji (na liście budynków zobaczysz wtedy ostrzeżenie „Brak pokoi online”).
Regulamin — przy rezerwacji publicznej gość musi zaakceptować regulamin. Dodaj Dokument regulaminu w ustawieniach budynku, żeby link do pliku pojawił się w formularzu kalendarza. Ten sam plik jest też używany na stronie potwierdzenia rezerwacji (podpis gościa) oraz — jeśli włączysz tę sekcję — w bloku Informacje o pobycie na stronie potwierdzenia (Noclegi → Wygląd potwierdzenia).
Duże grupy — jeśli jedna rezerwacja publiczna nie mieści się w pojedynczym pokoju, potrzebujesz włączonej opcji Pozwalaj na rezerwacje grupowe online w Noclegi → Ustawienia. Wtedy system może utworzyć rezerwację grupową z kilku pokoi i jednym linkiem dla gościa.

2. Jak dodać pokój

Otwórz Noclegi → Pokoje i kliknij Dodaj pokój.
Wybierz Budynek, wpisz Numer pokoju, opcjonalnie piętro, liczbę miejsc i notatki.
Uzupełnij obowiązkowy Cennik podstawowy: cena bazowa, ceny dla 1–2 osób i dziecko.
Jeśli pokój ma być dostępny w publicznym kalendarzu, zaznacz Dostępny do rezerwacji online.
Kliknij Dodaj pokój.
Po zapisaniu wejdź w szczegóły pokoju lub Edytuj i dodaj opcjonalne zdjęcia pokoju (patrz poniżej).

Cennik podstawowy — wymagany

Każdy pokój musi mieć cennik podstawowy. Bez niego nie zapiszesz pokoju ani nie policzysz ceny rezerwacji. To domyślne stawki obowiązujące, gdy nie ma reguły sezonowej na dany termin. Przy dodawaniu rezerwacji brak cennika objawia się komunikatem: „Prawdopodobnie ten pokój nie ma skonfigurowanego cennika."

Zdjęcia pokoju

Do każdego pokoju możesz dodać własne zdjęcia — osobno od zdjęć obiektu w Wygląd potwierdzenia. Zdjęcia pokoju pokazują się gościowi przy wyborze pokoju w publicznym kalendarzu (gdy włączysz wybór pokoju w ustawieniach).

Gdzie dodać — na stronie pokoju (zakładka Przegląd) albo w Edycji pokoju, sekcja Zdjęcia pokoju.
Limit — maksymalnie 10 zdjęć na pokój. Formaty: PNG, JPG, GIF, WebP (do 10 MB na plik).
Kolejność — pierwsze zdjęcie w kolejności to miniatura na liście pokoi. Użyj strzałek ↑ / ↓, aby zmienić kolejność.
Usuwanie — przy miniaturze kliknij Usuń. Możesz potem dodać nowe zdjęcia w wolne sloty.
Nowy pokój — zdjęcia dodajesz dopiero po pierwszym zapisaniu pokoju (potrzebny jest numer pokoju w systemie).

3. Cenniki sezonowe, blokady i reguły w pokoju

Wejdź w szczegóły pokoju — masz tam trzy zakładki: Przegląd, Cennik na okresy i Blokady.

Cennik na okresy (reguły sezonowe)

Opcjonalne reguły na wybrane zakresy dat. Nadpisują cennik podstawowy tylko w podanym okresie. Gdy kilka reguł nachodzi na ten sam dzień, wygrywa ta z późniejszą datą początkową.

Dodaj regułę w zakładce Cennik na okresy: okres od–do, cena bazowa i ceny sprzedażowe.

Blokady pokoju

Blokada wyłącza pokój z nowych rezerwacji w wybranym terminie — zarówno online, jak i z panelu. Istniejące rezerwacje pozostają bez zmian. Przykład: przerwa techniczna, remont, długie zamknięcie sezonu.

W zakładce Blokady podaj datę od, datę do i opcjonalną notatkę. Z głównego widoku Noclegi możesz też wejść w kafelek Blokady i dodać ten sam termin dla wielu pokoi jednocześnie.

Na głównym widoku Noclegi możesz też podejrzeć blokady w Kalendarzu rezerwacji — zaznacz filtr Pokaż blokady i opcjonalnie zawęź widok do wybranego budynku lub pokoju. Blokady w kalendarzu oznaczone są na różowo; kliknięcie wpisu otwiera zakładkę blokad danego pokoju.

Status pokoju i sprzątanie

W zakładce Przegląd widzisz aktualny status pokoju (np. pobyt, sprzątanie, do przygotowania, gotowy). Na liście pokoi możesz oznaczać pokoje jako Posprzątane — system sam ustawi kolejny status, np. „do przygotowania”, gdy nadchodząca rezerwacja wymaga specjalnego przygotowania.

W tej samej zakładce zarządzasz też zdjęciami pokoju (upload, kolejność, usuwanie) — szczegóły w sekcji 2.

4. Jak dodać rezerwację

Otwórz Noclegi — na głównym widoku noclegów kliknij Dodaj rezerwację.
W modalu wybierz budynek, pokój, daty pobytu, liczbę dorosłych i dzieci.
Uzupełnij dane gościa, opcjonalnie notatki, dodatki i specjalne przygotowanie pokoju.
W sekcji Dane widoczne dla gościa po opłaceniu możesz wpisać kod wejścia do obiektu, numer pokoju dla gościa (jeśli ma się różnić od numeru w systemie), nazwę sieci Wi-Fi i hasło. Gość zobaczy je na stronie potwierdzenia dopiero po opłaceniu rezerwacji — kod wejścia dodatkowo o 9:00 w dniu przyjazdu.
System policzy cenę na podstawie cennika pokoju. Możesz zaznaczyć Wyślij email do gościa.
Zapisz rezerwację.

Skrót na telefonie

Jeśli często dodajesz rezerwacje z telefonu, możesz zainstalować osobny skrót Rezerwuj z ikonką Salango i symbolem łóżka — otwiera ten sam modal od razu po kliknięciu ikonki na ekranie głównym. Instrukcję instalacji znajdziesz w Aplikacja mobilna i skróty oraz w Profil → Aplikacja mobilna.

Podgląd ceny w formularzu rezerwacji

W zielonej sekcji Cena noclegu system na bieżąco pokazuje kwotę z cennika pokoju — jeszcze przed zapisaniem rezerwacji.

Po wyborze pokoju i liczby osób — widać cenę za noc dla tej liczby dorosłych i dzieci (np. 80,00 zł · 2 osoby) oraz listę stawek za noc dla 1, 2, 3… osób z cennika podstawowego.
Po ustawieniu dat — jeśli termin wpada w cennik sezonowy, podgląd przełącza się na sezonowe stawki (np. Sezon 01.07–14.07) i pokazuje cenę całego pobytu.
Inna cena — opcjonalnie możesz zaznaczyć checkbox i wpisać własną kwotę (rabat lub ustalenie indywidualne). Dotyczy samego noclegu; dodatki liczone są osobno.

Brak ceny lub komunikat: „Prawdopodobnie ten pokój nie ma skonfigurowanego cennika." — oznacza to, że wybrany pokój nie ma uzupełnionego cennika podstawowego (albo dane cennika nie zostały zapisane). Wejdź w Noclegi → Pokoje → szczegóły pokoju i uzupełnij cennik podstawowy (cena bazowa oraz ceny dla każdej liczby osób, do pojemności pokoju). Reguły sezonowe działają tylko jako nadpisanie na wybrane daty — bez cennika podstawowego podgląd i zapis rezerwacji nie policzą ceny.

Rezerwację możesz też powiązać z wydarzeniem w sali (np. wesele) albo utworzyć jako samodzielną rezerwację publiczną bez wydarzenia. Pełną listę rezerwacji znajdziesz w Noclegi → Rezerwacje. Te same pola Dane widoczne dla gościa po opłaceniu edytujesz też przy późniejszej edycji rezerwacji.

Rezerwacje publiczne i dobieranie pokoi

Domyślnie system sam dobiera pokój: szuka pierwszego pokoju online z wystarczającą liczbą wolnych miejsc przez cały pobyt. W Noclegi → Ustawienia → Rezerwacje online możesz jednak włączyć wybór pokoju przez gościa — szczegóły w sekcji 8 tej instrukcji.

Liczy się cały zakres — pokój musi być wolny od dnia przyjazdu do dnia wyjazdu. Jeśli jest zajęty choćby w części terminu, nie będzie dostępny dla tej rezerwacji.
Dzień wyjazdu nie blokuje kolejnego pobytu — zakres pobytu jest liczony jak noce: od przyjazdu do wyjazdu. Rezerwacja kończąca się 7.10 nie blokuje nowej zaczynającej się 7.10.
Blokady pokoju działają tak samo jak rezerwacje: jeśli blokada nachodzi na termin pobytu, pokój nie pojawi się w doborze.
Wybór pokoju przez gościa — gdy włączysz Gość wybiera pokój (rezerwacja 1 pokoju), gość najpierw wybiera termin i liczbę osób, potem klika Wybierz pokój i wskazuje jeden pokój z listy wolnych. Dopiero potem uzupełnia dane i składa rezerwację.
Zdjęcia przy wyborze — jeśli pokój ma wgrane zdjęcia, na karcie w oknie wyboru widać miniaturkę. Przy dwóch i więcej zdjęciach pojawia się też link Pokaż wszystkie zdjęcia z galerią (przewijanie w lewo i w prawo). Pokój bez zdjęć wygląda jak wcześniej — sama lista informacji.

Rezerwacja grupowa z publicznego kalendarza

Gdy cała grupa nie mieści się w jednym pokoju, ale kilka pokoi razem ma wystarczającą liczbę miejsc, potrzebujesz włączonej opcji Pozwalaj na rezerwacje grupowe online. Wtedy gość może zarezerwować kilka pokoi naraz w ramach jednej rezerwacji grupowej.

Sposób doboru pokoi zależy od drugiego checkboxa:

Gość wybiera pokoje (rezerwacja wielu pokoi) — wyłączone — system sam proponuje zestaw pokoi w oknie Propozycja pokoi. Gość rozdziela dorosłych i dzieci między zaproponowane pokoje.
Gość wybiera pokoje (rezerwacja wielu pokoi) — włączone — gość sam zaznacza pokoje z listy wolnych, a potem rozdziela osoby między wybrane pokoje.

Jeden link dla gościa — po zatwierdzeniu powstaje grupa rezerwacji, ale gość dostaje jeden link do całej rezerwacji grupowej.
W panelu nadal widać pokoje osobno — każdy pokój ma własny wpis rezerwacji, dzięki czemu kalendarz i obłożenie są czytelne.
Podgląd i e-mail są grupowe — jeśli otworzysz podgląd klienta albo wyślesz potwierdzenie z rezerwacji należącej do grupy, link prowadzi do strony całej grupy, nie tylko pojedynczego pokoju.
Brak miejsc — jeśli łączna wolna pojemność pokoi online w terminie jest za mała dla grupy, gość zobaczy komunikat o braku wolnych pokoi. Sprawdź pojemność pokoi, blokady i istniejące rezerwacje.

5. Jak działa „Utwórz pulę pokoi” z wydarzenia

Pula pokoi przy wydarzeniu służy do odłożenia wybranych pokoi dla konkretnej rodziny, pary młodej lub grupy gości. Tworzysz ją z widoku wydarzenia, w sekcji Noclegi, przyciskiem Utwórz pulę pokoi.

Wybierz budynek, termin przyjazdu i wyjazdu oraz zaznacz pokoje, które mają należeć do puli.
Potwierdź checkbox Rozumiem, że wybrane pokoje nie będą dostępne w publicznym kalendarzu w tym terminie.
Kliknij Utwórz pulę i zablokuj pokoje.
Po utworzeniu otwórz szczegóły puli i wyślij rodzinie prywatny link e-mailem lub SMS-em albo skopiuj go ręcznie.

Co dzieje się z pokojami w puli?

Wybrane pokoje są zarezerwowane dla tej puli w podanym terminie. Nie pojawią się w zwykłym publicznym kalendarzu ani w propozycjach rezerwacji online, ale będą dostępne przez prywatny link puli.

Zakres działa jak noce — pula obejmuje termin od przyjazdu do wyjazdu, tak jak standardowa rezerwacja noclegowa.
Nie dodasz zajętego pokoju — jeśli pokój ma nakładającą się rezerwację, system nie pozwoli utworzyć puli, dopóki nie przeniesiesz lub nie usuniesz konfliktu.
Prywatny link omija zwykły kalendarz — gość nie wybiera terminu ani budynku, tylko wpisuje osoby do pokoi przygotowanych w tej puli.

Co widzi rodzina pod prywatnym linkiem?

Strona publiczna pokazuje listę wolnych pokoi z puli i liczbę dostępnych miejsc w każdym pokoju. Rodzina wpisuje imiona i nazwiska osób, podaje jeden zbiorczy e-mail, akceptuje zgodę RODO i wysyła zgłoszenie do zatwierdzenia.

Po wysłaniu powstają rezerwacje ze statusem Nowa, powiązane z wydarzeniem i pulą. W panelu nadal widzisz pokoje jako osobne rezerwacje, dzięki czemu kalendarz, obłożenie i płatności pozostają czytelne.

Zmiany po utworzeniu puli

Pokój bez wpisów możesz usunąć z puli — wróci wtedy do publicznej dostępności w tym terminie.
Pokój z aktywną rezerwacją nie może zostać usunięty z puli, dopóki nie anulujesz lub nie odrzucisz rezerwacji gości.
Całą pulę możesz usunąć tylko wtedy, gdy nie ma aktywnych rezerwacji z tego prywatnego linku.

6. Kalendarz rezerwacji — filtry

Na głównym widoku Noclegi kalendarz pokazuje rezerwacje w wybranym miesiącu. Nad siatką dni masz filtry: Budynek, Pokój, Tylko oczekujące oraz Pokaż blokady. Przełączanie miesiąca (Poprzedni / Następny) zachowuje ustawione filtry.

Oczekujące rezerwacje

Rezerwacja ze statusem Nowa (technicznie: pending) czeka na Twoją decyzję — szczególnie te z publicznego kalendarza. Badge Oczekujące rezerwacje pokazuje liczbę oczekujących wpisów w wybranym miesiącu. Kliknięcie filtra lub zaznaczenie Tylko oczekujące pokaże tylko te rezerwacje. Odznacz filtr, aby wrócić do wszystkich.

„Wszystkie oczekujące”

Drugi licznik pokazuje łączną liczbę oczekujących rezerwacji we wszystkich miesiącach — przydatne, gdy chcesz szybko zobaczyć, ile spraw czeka na potwierdzenie niezależnie od daty kalendarza.

Blokady pokoi w kalendarzu

Zaznacz Pokaż blokady, aby obok rezerwacji zobaczyć terminy, w których pokoje są zablokowane (np. przerwa techniczna, remont). W każdym dniu różowy licznik pokazuje liczbę aktywnych blokad; badge Blokady w miesiącu podsumowuje je dla całego wybranego miesiąca.

Budynek / Pokój — filtry działają tak samo na rezerwacje i blokady. Wybierz konkretny pokój, aby zobaczyć tylko jego blokady.
Różowe kafelki — typ blokady, budynek i numer pokoju. Kliknięcie otwiera szczegóły pokoju w zakładce Blokady.
Bez filtra — domyślnie kalendarz pokazuje tylko rezerwacje; blokady są ukryte, dopóki nie zaznaczysz Pokaż blokady.

Na szczegółach rezerwacji użyj przycisków Potwierdź, Odrzuć, Anuluj lub Zrealizuj, aby zmienić status. Rezerwacje oczekujące i potwierdzone blokują dostępność pokoju w kalendarzu. Blokady pokoju wyłączają pokój z nowych rezerwacji — system nie pozwoli dodać rezerwacji w zablokowanym terminie.

Rezerwacje grupowe pokazują się w kalendarzu jako osobne wpisy dla konkretnych pokoi, bo każdy pokój blokuje własną dostępność. Po wejściu w szczegóły takiej rezerwacji zobaczysz informację, że należy ona do grupy, listę pozostałych pokoi i grupowy link dla klienta.

7. Szablony maili noclegowych

W Noclegi kliknij Szablony maili. To treści wysyłane do gościa i właściciela po rezerwacji lub przy wysyłce potwierdzenia.

Edytuj temat i treść każdego szablonu.
Używaj zmiennych typu {{guest_name}}, {{date_from}}, {{total_price}} — system podstawi dane z rezerwacji.
Zostaw szablon aktywny, aby był używany przy wysyłce.

8. Ustawienia noclegów

W Noclegi kliknij Ustawienia (obok Szablony maili). Tam konfigurujesz rezerwacje online (limit osób, rezerwacje grupowe, wybór pokoju przez gościa), informacje o płatności widoczne dla gościa przed podpisem oraz automatyczne przypomnienia o nieopłaconych rezerwacjach.

Informacje dla klienta przed podpisem

W sekcji Informacje dla klienta przed podpisem ustawiasz, co gość zobaczy jako Krok 1 na stronie potwierdzenia — zanim podpisze regulamin. Te same informacje pojawią się ponownie po podpisie w bloku Co dalej z płatnością.

Wymagana płatność — wybierz jedną opcję: brak wymaganej płatności, wymagana zaliczka albo wymagana pełna opłata. Przy zaliczce podaj kwotę; przy pełnej opłacie system pokaże całą cenę rezerwacji.
Termin płatności — tekst dla gościa — wpisujesz własną informację (np. „do 3 dni od podpisu”); gość zobaczy ją na stronie potwierdzenia pod kwotą jako Termin: …. To nie jest kalendarz — Salango nie liczy daty automatycznie.
Kaucja — opcjonalnie pokaż kwotę i opis kaucji (osobno od zaliczki lub pełnej opłaty).
Dane do przelewu — włącz Pokaż dane do przelewu, a potem ustaw:
- Odbiorca przelewu (sprzedawca faktur) — wybierz sprzedawcę z tego konta; numer konta i nazwa biorą się z jego profilu (bezpiecznie, bez ręcznego przepisywania cudzego IBAN).
- Numer konta (gdy bez sprzedawcy) — tylko jeśli nie wybierasz sprzedawcy; musi to być polski NRB, dokładnie 26 cyfr (spacje są OK).
- Tytuł przelewu — np. „Rezerwacja noclegu”. Gdy pole zostawisz puste, w kodzie QR system użyje tytułu w stylu Nocleg DD.MM–DD.MM.YYYY.
- Pokaż kod QR do przelewu — gość zobaczy kod na kroku płatności; po zeskanowaniu w aplikacji bankowej pola przelewu uzupełnią się same (standard ZBP).
Kod QR pojawi się tylko wtedy, gdy przelew i QR są włączone oraz numer konta ma 26 cyfr. Jeśli QR jest włączony, a konto jest za krótkie, w ustawieniach zobaczysz ostrzeżenie — u gościa kod wtedy się nie pokaże.
Cena rezerwacji — zawsze widoczna na stronie potwierdzenia; pochodzi z cennika pokoju i rezerwacji, nie z tej sekcji ustawień.

Ustawienia dotyczą całego konta — obowiązują dla wszystkich budynków noclegowych. Kliknij Zapisz ustawienia, aby zapisać je razem z pozostałymi opcjami na tej stronie.

Rezerwacje online — limit osób i trzy checkboxy

W sekcji Rezerwacje online ustawiasz maksymalną liczbę osób w jednej rezerwacji publicznej (suma dorosłych i dzieci) oraz trzy opcje sterujące doborem pokoi. Kliknij Zapisz ustawienia, aby zapisać zmiany.

1. Pozwalaj na rezerwacje grupowe online

Włączone: gdy żaden pojedynczy pokój nie pomieści całej grupy, formularz może utworzyć rezerwację obejmującą kilka pokoi naraz (rezerwacja grupowa).

Wyłączone: jeśli grupa nie mieści się w jednym pokoju, gość dostanie komunikat o braku wolnego pokoju. Rezerwacja wielopokojowa online nie będzie możliwa.

2. Gość wybiera pokój (rezerwacja 1 pokoju)

Dotyczy sytuacji, gdy cała grupa mieści się w jednym pokoju.

Włączone: gość klika Wybierz pokój, widzi listę wolnych pokoi w terminie (opcjonalna miniatura zdjęcia, numer, łóżka, cena, wolne miejsca) i sam wybiera jeden pokój przed złożeniem rezerwacji. Miniaturę i galerię zobaczy tylko wtedy, gdy dodałeś zdjęcia do danego pokoju.

Wyłączone: system automatycznie przypisuje pierwszy dostępny pokój — gość nie wybiera pokoju ręcznie.

3. Gość wybiera pokoje (rezerwacja wielu pokoi)

Dotyczy sytuacji, gdy grupa wymaga kilku pokoi. Działa tylko przy włączonych rezerwacjach grupowych online (checkbox nr 1). Gdy rezerwacje grupowe są wyłączone, ten checkbox jest wyszarzony.

Włączone: gość klika Wybierz pokoje, sam zaznacza pokoje z listy wolnych (z miniaturami zdjęć, jeśli je wgrałeś), a potem rozdziela dorosłych i dzieci między wybrane pokoje.

Wyłączone: system sam proponuje zestaw pokoi w oknie Propozycja pokoi. Gość tylko rozdziela osoby między zaproponowane pokoje i zatwierdza rezerwację.

Przykładowe kombinacje

Grupy online	Wybór 1 pokoju	Wybór wielu pokoi	Efekt dla gościa
Nie	Nie	—	System sam dobiera pokój. Duża grupa bez miejsca w jednym pokoju — błąd „brak pokoju”.
Tak	Nie	Nie	Mała grupa — auto. Duża grupa — propozycja systemu (Propozycja pokoi).
Tak	Tak	Nie	Mała grupa — gość wybiera jeden pokój. Duża grupa — propozycja systemu (Propozycja pokoi).
Tak	Nie	Tak	Mała grupa — auto. Duża grupa — gość sam wybiera pokoje i rozkłada osoby.
Tak	Tak	Tak	Gość wybiera pokój lub pokoje we wszystkich przypadkach, gdy ma to zastosowanie.

Limit osób: jeśli liczba dorosłych i dzieci przekroczy ustawiony limit, gość zobaczy komunikat i nie utworzy rezerwacji — niezależnie od checkboxów powyżej.

Przypomnienia o nieopłaconych rezerwacjach

Automatyczne przypomnienia e-mail i SMS do gości, gdy rezerwacja nie jest w pełni opłacona. Domyślnie ta funkcja jest wyłączona.

Otwórz Noclegi → Ustawienia.
Zaznacz Wysyłaj przypomnienia e-mail/SMS dla nieopłaconych rezerwacji, jeśli chcesz włączyć automatyczne powiadomienia.
Wybierz godziny wysyłki: 7:00, 10:00, 15:00 i/lub 20:00. Możesz zaznaczyć kilka slotów — wtedy przypomnienia mogą wychodzić nawet kilka razy dziennie.
Dla każdej wybranej godziny zaznacz kanał: E-mail, SMS lub oba.
Kliknij Zapisz ustawienia.

Kiedy wysyłamy przypomnienia?

Dopiero od następnego dnia po utworzeniu rezerwacji — rezerwacja z piątku (rano lub wieczorem) może dostać pierwsze przypomnienie w sobotę o wybranej godzinie, jeśli nadal nie jest opłacona.
Rezerwacja tego samego dnia nie dostaje przypomnień tego samego dnia, nawet jeśli jest nieopłacona.
Status płatności — przypomnienia trafiają do rezerwacji ze statusem Nie zapłacono lub Częściowo zapłacono. Gdy rezerwacja jest w pełni opłacona, powiadomienia nie są wysyłane.
Status rezerwacji — dotyczy rezerwacji oczekujących (pending) i potwierdzonych (confirmed) z terminem wyjazdu od dziś w przód.

Treść przypomnień

Na dole strony ustawień zobaczysz podgląd treści e-maila i SMS. Treści są stałe (nie edytujesz ich jak szablonów maili) — system sam podstawia dane z rezerwacji: imię gościa, budynek, pokój, termin, kwotę do zapłaty i link do strony potwierdzenia.

E-mail wysyłany jest na adres gościa z rezerwacji, SMS — na numer telefonu gościa (jeśli jest uzupełniony i zaznaczony kanał SMS).

9. Wygląd potwierdzenia

Wygląd potwierdzenia to strona, którą gość widzi po kliknięciu linku z maila. Link zawiera kod dostępu do strony — służy tylko do otwarcia tej strony w przeglądarce. Link z maila zawiera też ten kod; bez poprawnego kodu strona potwierdzenia nie otworzy się (ochrona przed przypadkowym wejściem osób postronnych). To coś innego niż kod wejścia do obiektu, który ustawiasz osobno przy rezerwacji.

Jak wygląda strona dla gościa

Strona potwierdzenia prowadzi gościa krok po kroku — bez przełączania zakładek. Warunki płatności są widoczne przed podpisem, żeby klient nie pominął kwot ani danych do przelewu.

Krok 1 — Warunki rezerwacji i płatności — cena rezerwacji, wymagana zaliczka lub pełna opłata, kaucja, dane do przelewu oraz — jeśli włączysz — kod QR do przelewu. Treść ustawiasz w Noclegi → Ustawienia, sekcja Informacje dla klienta przed podpisem.
Dane rezerwacji — imię, kontakt, termin pobytu, liczba osób. Numer pokoju jest ukryty do opłacenia rezerwacji.
Krok 2 — Regulamin i podpis — gość czyta regulamin, składa podpis i zaznacza, że akceptuje warunki płatności oraz regulamin.
Po podpisie — formularz znika. Gość widzi potwierdzenie złożone, blok Co dalej z płatnością (te same kwoty co w kroku 1) oraz — jeśli włączysz — sekcję Informacje o pobycie na tej samej stronie.

Otwórz Noclegi → Wygląd potwierdzenia.
Wybierz budynek, którego dotyczy podgląd.
Po lewej zobaczysz podgląd strony potwierdzenia — układ i wygląd są stałe; nie edytujesz tu kolorów ani logo.
Możesz włączyć opcjonalną sekcję z informacjami o pobycie i kliknąć Edytuj zakładkę informacji (nazwa w panelu; gość widzi ją jako sekcję Informacje o pobycie pod podpisem, bez osobnej zakładki).
W modalu zaznaczasz checkboxami, które elementy mają być widoczne dla gościa: cena, status, adres, mapa, parking, regulamin, udogodnienia (Wi-Fi, basen, cisza nocna itd.), zdjęcia obiektu. Dla włączonych sekcji uzupełniasz treść — np. numer telefonu, opis parkingu.
Po lewej stronie modala konfigurujesz elementy, po prawej widzisz podgląd sekcji na żywo — zmiany widać od razu, bez zapisywania.
Adres budynku edytujesz w tym samym oknie (albo wcześniej w ustawieniach budynku). Pole Informacje dodatkowe dla gościa z edycji budynku może trafić do szablonu maila jako {{additional_info}}.
Po zapisaniu podgląd po prawej pokaże dokładnie to, co zobaczy klient po wejściu w link z maila.

Zdjęcia obiektu

W modalu Edytuj zakładkę informacji możesz włączyć sekcję Zdjęcia obiektu — pojawi się pod mapą Google na stronie potwierdzenia. To zdjęcia samego obiektu (np. budynek, pokoje, okolica), a nie zdjęcia z rezerwacji.

Włącz sekcję — zaznacz checkbox Zdjęcia obiektu (znajduje się pod Google Maps).
Wgraj zdjęcia — możesz dodać maksymalnie 5 zdjęć na budynek. Akceptowane formaty: PNG, JPG, GIF, WebP (do 10 MB na plik).
Zarządzanie — przy każdym wgranym zdjęciu widzisz miniaturę i przycisk Usuń. Usunięcie zdjęcia działa od razu, bez zapisywania całej zakładki.
Zapis — nowe zdjęcia zapisujesz przyciskiem Zapisz zakładkę informacji. Licznik pokazuje, ile miejsc zostało (np. 3/5).
Widok gościa — po włączeniu sekcji i wgraniu zdjęć gość zobaczy galerię w bloku Informacje o pobycie pod mapą; kliknięcie zdjęcia otwiera je w pełnym rozmiarze.

Dane do pobytu — widoczne po opłaceniu

Na stronie potwierdzenia gość widzi sekcję Dane do pobytu. Zawiera kod wejścia do obiektu, hasło Wi-Fi i numer pokoju — te wartości ustawiasz przy rezerwacji w polach Dane widoczne dla gościa po opłaceniu.

Przed opłaceniem — gość widzi komunikat, że dane pojawią się po opłaceniu rezerwacji. Numer pokoju w podsumowaniu rezerwacji też jest ukryty.
Po opłaceniu (gdy status płatności to „Zapłacono”) — gość od razu widzi numer pokoju i hasło Wi-Fi.
Kod wejścia do obiektu — dodatkowo odblokowuje się dopiero o 9:00 w dniu przyjazdu (date_from). Wcześniej gość widzi informację, kiedy kod będzie dostępny.
Jeśli nie wpiszesz numeru pokoju dla gościa, system użyje numeru pokoju przypisanego do rezerwacji.

Hasło Wi-Fi z sekcji informacji o pobycie (ustawiane w Wygląd potwierdzenia) również jest ukryte do momentu opłacenia rezerwacji.

Potwierdzenie rezerwacji grupowej

Przy rezerwacji grupowej strona potwierdzenia działa tak jak przy pojedynczej rezerwacji: ten sam układ kroków (warunki płatności, podpis, informacje o pobycie) oraz dane do pobytu. Różnica polega na tym, że podsumowanie dotyczy wszystkich pokoi w grupie i pokazuje łączną cenę.

Gość potwierdza całą grupę jednym podpisem. W panelu administracyjnym pojedyncze pokoje nadal pozostają osobnymi rezerwacjami, ale link klienta i wysyłka potwierdzenia prowadzą do widoku grupowego.

10. Płatności

Płatności to wpłaty przypisane do konkretnych rezerwacji. Nie zastępują faktury — służą do śledzenia, ile gość już zapłacił i ile zostało do uregulowania.

Na szczegółach rezerwacji

W sekcji Płatności widzisz całą cenę, sumę wpłat i kwotę do zapłaty. Dodaj wpłatę: typ (gotówka, przelew, karta), kwotę, datę i opcjonalny komentarz. Gdy suma wpłat pokryje całą cenę rezerwacji, status płatności zmieni się na Zapłacono — wtedy gość na stronie potwierdzenia zobaczy numer pokoju i hasło Wi-Fi. Kod wejścia do obiektu pojawi się dodatkowo o 9:00 w dniu przyjazdu.

Lista wszystkich wpłat

W Noclegi → Płatności masz zbiorczy widok wpłat z filtrem dat. Przydatne do codziennego rozliczania kasowego i kontroli, co wpłynęło w danym okresie.

11. Jak dodać fakturę z poziomu rezerwacji

Otwórz szczegóły rezerwacji noclegowej.
Przewiń do sekcji Faktury.
Kliknij Dodaj fakturę — formularz faktury otworzy się z powiązaniem do tej rezerwacji i domyślnym sprzedawcą.
Uzupełnij dane nabywcy, pozycje i zapisz fakturę. W razie potrzeby wybierz innego sprzedawcę lub numerację. Numer konta do przelewu podpowiada się z profilu sprzedawcy — możesz go zmienić na tej fakturze przed wystawieniem. Kod QR na fakturze włączasz osobno w Faktury → Sprzedawcy (patrz instrukcja faktur i KSeF).
Po wystawieniu faktura pojawi się na liście w tej samej sekcji oraz w module faktur konta.

Jeśli korzystasz z KSeF, najpierw skonfiguruj sprzedawcę, numerację i token KSeF — instrukcję znajdziesz w osobnej pozycji Faktury i KSeF.

12. Co jeszcze warto wiedzieć

Statystyki noclegów — zajętość pokoi, liczba gości i podsumowania per budynek w wybranym dniu.
Rezerwacje publiczne — gość wybiera termin w kalendarzu, wypełnia formularz i dostaje rezerwację ze statusem „Nowa” do Twojego potwierdzenia.
Rezerwacje grupowe online — gdy jedna grupa nie mieści się w jednym pokoju, system może zaproponować kilka pokoi, utworzyć osobne rezerwacje pokoi i dać gościowi jeden wspólny link.
Pula pokoi z wydarzenia — wybrane pokoje są czasowo wyjęte ze zwykłego publicznego kalendarza i dostępne tylko przez prywatny link wysłany z wydarzenia.
Dobieranie pokoi — pokój jest dostępny tylko wtedy, gdy ma wolne miejsca przez cały pobyt. Częściowe zajęcie lub blokada w środku terminu wyklucza pokój z propozycji.
Potwierdzenie przez klienta — gość przechodzi krok 1 (warunki płatności), potem krok 2 (regulamin i podpis). Po podpisie widzi potwierdzenie złożone oraz te same informacje o płatności; na karcie rezerwacji w panelu widać status „Potwierdzone przez klienta”.
Warunki płatności przed podpisem — zaliczka, pełna opłata, kaucja, dane do przelewu i opcjonalny kod QR ustawiasz w Noclegi → Ustawienia, sekcja Informacje dla klienta przed podpisem. Do QR potrzebujesz poprawnego NRB (26 cyfr) u wybranego sprzedawcy albo w polu ręcznym.
Dane do pobytu — kod wejścia, Wi-Fi i numer pokoju ustawiasz przy rezerwacji; gość widzi je po opłaceniu (kod wejścia od 9:00 w dniu przyjazdu).
Podgląd dla klienta — z poziomu rezerwacji możesz otworzyć stronę potwierdzenia tak, jak widzi ją gość.
Zdjęcia obiektu — w Wygląd potwierdzenia możesz wgrać do 5 zdjęć budynku; gość zobaczy je w sekcji Informacje o pobycie pod mapą Google.
Zdjęcia pokoju — w szczegółach lub edycji pokoju możesz wgrać do 10 zdjęć danego pokoju (kolejność = miniatura). Gość widzi je przy Wybierz pokój / Wybierz pokoje w publicznym kalendarzu; to osobna funkcja od zdjęć obiektu na potwierdzeniu.
Wyślij mail z potwierdzeniem — ręczna wysyłka linku z kodem dostępu do strony, gdy gość nie dostał wiadomości automatycznie.
Przypomnienia o płatności — w Noclegi → Ustawienia możesz włączyć automatyczne e-maile i SMS-y do gości z nieopłaconą rezerwacją (od następnego dnia po utworzeniu rezerwacji).
Dodatki do rezerwacji — opcjonalne usługi (np. śniadanie, parking) zaznaczasz przy tworzeniu rezerwacji w panelu.
Widget na stronie klienta — kod z listy budynków wklejasz w HTML witryny; kalendarz osadza się automatycznie.
Blokady w kalendarzu — na widoku Noclegi zaznacz Pokaż blokady, aby zobaczyć niedostępność pokoi obok rezerwacji; filtruj po budynku lub pokoju.
Finanse noclegów — wydatki per pokój/budynek, koszty cykliczne oraz dochód miesięczny opisuje osobna instrukcja Jak liczyć finanse noclegów.